6 Software-Lösungen, mit denen Finanzabteilungen ihre Rechnungsbearbeitung beschleunigen und Fehlerquellen reduzieren
In vielen Finanzabteilungen nimmt die Bearbeitung von Rechnungen einen Zeitanteil ein, der in keinem Verhältnis zur eigentlichen Aufgabe steht. Belege müssen geprüft, Daten manuell übertragen, Freigaben eingeholt, Zahlungen ausgelöst und Dokumente archiviert werden, und an jeder dieser Stationen können Verzögerungen, Übertragungsfehler oder Systembrüche entstehen. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht verändern sich dabei nicht nur die technischen Formate, sondern die gesamte Prozesslogik.
Wer seine Rechnungsverarbeitung jetzt neu aufstellt, sichert sich mehr als nur die gesetzliche Konformität. Es entstehen kürzere Zahlungszyklen, weniger händische Eingriffe und Freiräume, die eine Finanzabteilung für strategischere Themen nutzen kann. Die folgenden sechs Plattformen liefern die Bausteine für einen zeitgemäßen, reibungslosen Rechnungsprozess.
1. Sage: Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnungsfunktion
Sage bildet die Basis, auf der ein zeitgemäßer Rechnungsprozess aufgebaut wird. Die Plattform deckt die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, kann E-Rechnungen sowohl empfangen als auch erstellen, verbucht eingehende Belege selbstständig und sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente GoBD-konform archiviert werden.
Unternehmen, die ihre Rechnungen bislang von Hand erfassen oder über PDF-basierte Abläufe verarbeiten, erleben mit dem Umstieg auf Sage eine spürbare Veränderung: weniger Tippaufwand, seltenere Fehler, kürzere Bearbeitungszeiten und eine von Beginn an rechtssichere Aufstellung. Da die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 in Stufen greift, bietet sich gerade jetzt der passende Moment für die Umstellung.
Warum das relevant ist: Sage sorgt dafür, dass sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, ohne dass anschließend noch manuell nachgearbeitet werden muss.
2. Personio: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und HR-Prozessen
Zwischen HR und Rechnungsbearbeitung besteht vor allem über die Reisekostenabrechnung eine Schnittstelle: Wer war unterwegs, in welchem Zusammenhang, und welche Kosten dürfen erstattet werden? Sobald Personaldaten und Ausgabenverwaltung in getrennten Systemen gepflegt werden, sind manuelle Übertragungen die Folge, die sowohl Zeit kosten als auch Fehlerquellen schaffen.
Personio bündelt Mitarbeiterdaten, Genehmigungsstrukturen und Abwesenheitsverwaltung in einer einzigen Plattform und lässt sich an Ausgaben- und Buchhaltungssysteme anbinden. Fließen Freigabeberechtigungen und Kostenstellen direkt aus dem HR-System in die Rechnungsbearbeitung ein, werden Genehmigungsabläufe verlässlicher und Zuordnungsfehler seltener.
Warum das relevant ist: HR-Daten, die ohne Bruch in die Rechnungsbearbeitung übergehen, verringern Rückfragen, verkürzen Genehmigungszeiten und verbessern die Zuordnung von Kosten in der Buchhaltung.
3. Monday.com: Plattform zur Steuerung und Koordination von Arbeitsabläufen
Die Bearbeitung von Rechnungen ist kein Vorgang, der ausschließlich in der Buchhaltung stattfindet. Einkauf, Projektverantwortliche, Geschäftsführung und externe Lieferanten sind ebenfalls beteiligt. Laufen Abstimmungen und Eskalationen über verstreute E-Mail-Verläufe, gehen Informationen unter, und Verzögerungen ziehen sich durch den gesamten Ablauf.
Monday.com ist eine Plattform für Projektmanagement, mit der Finanzteams komplexe Rechnungsprozesse visuell abbilden, Zuständigkeiten eindeutig verteilen und den Bearbeitungsstand offener Vorgänge fortlaufend verfolgen können. Als Koordinationsschicht oberhalb der Fachsysteme stellt Monday.com sicher, dass keine Aufgabe verloren geht und alle Beteiligten auf demselben Stand bleiben.
Warum das relevant ist: Eine klar strukturierte Prozesssteuerung ist die Grundlage dafür, dass spezialisierte Systeme ihr Potenzial ausschöpfen können, ohne dass zwischen ihnen Informationen verloren gehen.
4. DocuWare: Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung
E-Rechnungen müssen in ihrem Ursprungsformat unveränderbar aufbewahrt und jederzeit zugänglich sein. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das eigens für die GoBD-konforme Archivierung geschäftlicher Unterlagen konzipiert wurde. Es gewährleistet, dass eingehende wie ausgehende Rechnungen unveränderlich gespeichert, geordnet abgelegt und binnen Sekunden wiedergefunden werden.
Unternehmen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig vorlegen müssen, erhalten mit DocuWare die Sicherheit, dass keine Unterlagen fehlen und alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt sind.
Warum das relevant ist: Die revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem schützt vor Problemen bei Betriebsprüfungen und sichert die dauerhafte Verfügbarkeit aller relevanten Belege.
5. Pleo: Verwaltung von Geschäftsausgaben und Belegen
Neben den klassischen Lieferantenrechnungen fallen in jedem Unternehmen fortlaufend kleinere Ausgaben an: Reisekosten, Abonnements für Software, Bewirtungsbelege. Häufig werden diese erst Wochen später über Spesenabrechnungen eingereicht, was die Buchführung verzerrt und die Planung erschwert.
Pleo stattet Mitarbeitende mit Firmenkarten aus, erfasst den Beleg unmittelbar am Ort der Ausgabe und ordnet die Transaktion sofort einer Kategorie zu. Sämtliche Ausgaben sind in Echtzeit einsehbar und werden direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen, ohne dass am Monatsende noch Spesenberichte erstellt werden müssen.
Warum das relevant ist: Die Erfassung von Geschäftsausgaben in Echtzeit schließt die Lücken, die durch verspätet eingereichte Spesenabrechnungen entstehen, und liefert ein durchgängig aktuelles Bild der Unternehmenskosten.
6. Candis: Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Candis ist eine Plattform zur digitalen Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist. Belege können per E-Mail, Scan oder Upload eingereicht werden, die relevanten Daten werden automatisch ausgelesen, und die Rechnung durchläuft einen festgelegten Freigabeprozess, bevor sie automatisch an das Buchhaltungssystem übergeben wird.
Bei Unternehmen, die monatlich Dutzende oder Hunderte Lieferantenrechnungen verarbeiten, verringert Candis den manuellen Aufwand deutlich. Statt jede Rechnung einzeln zu erfassen und per E-Mail intern weiterzuleiten, läuft der gesamte Vorgang automatisiert, mit einem vollständigen Nachweis jeder einzelnen Freigabeentscheidung.
Warum das relevant ist: Die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen verkürzt den Zeitaufwand je Rechnung deutlich und senkt das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.
Häufig gestellte Fragen
Welche konkreten Veränderungen bringt die E-Rechnungspflicht für die Rechnungsbearbeitung mit sich? Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung entgegennehmen können. Rechnungen im PDF-Format gelten künftig als "sonstige Rechnungen" und fallen nicht mehr unter die Kategorie E-Rechnung. Damit verschiebt sich die Bearbeitung von der manuellen Dateneingabe hin zur automatisierten Verarbeitung strukturierter Datensätze, was sich sowohl auf die Buchhaltungssoftware als auch auf die Archivsysteme auswirkt.
Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses in Anspruch? Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen bewegt sich die Umsetzungsdauer meist zwischen vier und acht Wochen, je nachdem, wie komplex die vorhandenen Systeme sind und wie viele Schnittstellen benötigt werden. Der größte Zeitaufwand entsteht in der Regel bei der Anpassung interner Freigabeprozesse und der Einarbeitung der Mitarbeitenden, weniger bei der technischen Einrichtung der Software.
Ist eine Schulung aller Mitarbeitenden für die neuen Systeme notwendig? Nicht für alle, aber diejenigen, die regelmäßig Rechnungen einreichen, freigeben oder verbuchen, sollten mit den neuen Abläufen und Werkzeugen vertraut sein. Gut konzipierte Plattformen wie Candis oder Pleo lassen sich intuitiv bedienen, sodass die Einarbeitung wenig Zeit beansprucht. Trotzdem sind eine kurze Einführung und eine klare interne Kommunikation zu den neuen Prozessen wichtig, um Vorbehalte zu vermeiden und die Akzeptanz zu fördern.
Welchen Effekt hat eine automatisierte Rechnungsbearbeitung auf die Beziehung zu Lieferanten? Einen positiven. Lieferanten, die zuverlässig und fristgerecht bezahlt werden, gewähren häufig günstigere Konditionen und behandeln die Zusammenarbeit bevorzugt. Eine automatisierte Rechnungsbearbeitung verkürzt die Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung erheblich, was sich sowohl positiv auf die eigene Liquiditätsplanung als auch auf das Verhältnis zum Lieferanten auswirkt.
Wie geht man vor, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen ausstellen kann? Bis zum Ablauf der Übergangsfrist dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten annehmen, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Auf Dauer ist es jedoch sinnvoll, Lieferanten gezielt beim Umstieg auf E-Rechnungen zu unterstützen, da dies den eigenen Bearbeitungsaufwand senkt und erst die vollautomatische Verarbeitung ermöglicht.